つらい会議を改善する
私自身も会議の長さや量に悩まされている毎日、効率よく会議を進めらる方法を探していたところ、 Ｅテレの”オイコノミア「明日から使える！実りある“会議”の経済学」”が非常に参考になったので、 自分なりに要点をまとめてみました。
会議の目的を三種類にまとめると…
- 何かを決める
- 情報を共有する
- アイデアを出し合う
そこで、会議中何を話しているか明確にする為、
予め会議の進行を時間帯を分け、報告事項、決議事項を混在させない
事を意識するそうです。
なるほど。自分の経験でも何かを決める会議とアイデアを出し合う会議が混在する時は、特に時間が長くなっている気がします。
何かを決める時、中々意見がまとまらない。どの様な事に気を付けると良いのでしょうか。
何かを決める会議のルール
- 一回の会議は30分を基準にする
- 参加人数を最大７人前後に絞る
- 発言力が高すぎる人は参加させない
- 発言力が低すぎる人も参加させない
- 公平な議長が進行する
- 議長が不規則発言を制する
- あらかじめ決め方を設定する
早速番組を元に業務で実践してみました。
一回の会議は30分を基準にする
「開催者は会議に必要な時間を考える」という意味でも、基準を短く設定する事は良いと思いました。
思い通りの進行にならない事もありますが、参加者にも時間を気に掛けるきっかけになります。
今のところ持ち越しになる議案は、思ったよりも少ないです。
参加人数を最大７人前後に絞る
人数が多すぎると会議で発言できない人が出てくるので、以前から人数をしぼって会議を開催していました。
人数を奇数にすると、後で紹介する決定の手順がスムーズに進みました。
発言力が高すぎる人と発言力が低すぎる人は参加させない
- 決めつけて発言する。
- 相手の意見を否定しすぎる。
- 何も発言しない。
など、会議の進行に問題がある人を参加させない事は理解できるのですが、実際に本人へ言うのは無理がありますね。そこで、
- 「…という意見もありますが、議論していきましょう」
- 「～さん、意見はありますか？」
など発言に対して補足を入れる事で対応しています。
公平な議長が進行する
全員が発言できるように努めたいですね。ついつい自分が話過ぎる事もあるので加減が難しい。
議長が不規則発言を制する
参加者によっては、無駄話を制止させる勇気が必要ですよね…例えば社長とか…
あらかじめ決め方を設定する
番組ではロバート議事規則を紹介していました。
取り入れやすいよう調整がされている様で、私の業務にもお試しで実施する事が簡単にできました。
決め方のルール
- 議長が原案をまとめ発表する。
- 参加者に対案がある場合は発表する。
- 発表された対案を支持する人がいる場合は対案Ａとする。いない場合は対案は不成立にする。
- 対案が無くなるまで繰り返す。
- トーナメント方式で多数決を行う。
「トーナメント方式で多数決」の説明
原案、対案Ａ、対案Ｂ、対案Ｃ がある場合
ロバート議事規則
- 対案Ｂと対案Ｃで多数決
- 対案Ａと1の勝者で多数決
- 原案と2の勝者で多数決
参加者全員が対案を考え、挙手して判断する。
全員がある程度納得できる所が、 実施して一番良いと感じました。会議の手応え、拘束時間の短縮が実現できてる気がします。
中々決まらず会議が長いと悩んでいる方は、身近な会議で試してみるのはどうでしょうか？
番組スタッフの皆様にありがとうございました！